事先熟讀資料、做好準備,開會才有效率。圖/123RF
與其長篇大論解釋分析,不如針對專案提供見解和建議選項。圖/123RF
了解老闆喜歡的敘事風格,便能加速會議進行。 圖/123RF
與其長篇大論解釋分析,不如針對專案提供見解和建議選項。圖/123RF
文/姚詩豪、張國洋
不只員工討厭開會,其實老闆比員工更怕開到無意義的會議!要怎麼讓會議簡潔、迅速,並且精準地講出重點?以多年管理的經驗,建議掌握以下 4 大會議技巧,就能開一場好的會議。
1. 報告時先說結論
我很喜歡先聽結論。因為聽到結論之後,有很高的機率再問一、兩個問題,就能大概理解整個專案進行的過程。
包括老闆在內,多數與會者希望知道會議結果將導向什麼、為什麼要做這件事情、要花多少錢、會得到什麼好處等。而站在老闆的立場思考,他可能也最在意「結論」,除非他想知道緣起,到那時候再補充也不遲。
建議員工剛到一個地方上班,第一次會議,一定要先從大方向報告起,「從結論講到細節」。如果發現老闆總會查問細節,之後的會議再逐步增加內容即可。最忌諱的是,一開始開會就秀出一大堆投影片,那通常不是好策略。
2. 會議要掌握重點
看著員工拿出一份沒有經過消化、思考的龐大簡報,投影片內容包山包海,開始逐字逐句念稿……不少老闆會很頭痛,甚至忍不住提醒:「跳過,下一頁!講重點!」
老闆請你跳過的所有資訊,通常都表示那些東西對他而言不重要,所以下一次報告時,就必須在很精簡的篇幅內,讓老闆覺得這是重點,才能把時間用在刀口上。
有些人習慣「開會時必備投影片」,我認同事前準備的辛苦和誠意,但如果內容不是老闆期待的,印象反而是扣分的,這樣不是很冤枉嗎?
3. 盡量減少會議
老闆希望會議愈少愈好,我個人也不喜歡召開進度會議,尤其是當該進度會議只須向我報告時,就沒必要進行這種重複會議。
很多老闆可能覺得自己平常工作忙、沒空分神看報告,所以每星期固定約好一個時段讓員工報告進度,藉此掌握公司經營的全貌,但這是非常錯誤的管理方式。
如果某件事的進度狀況很重要,那肯定老闆一定會每天盯,專案經理只要更新進度數據,老闆多半就會在第一時間親自讀了,還需要專案經理在會議上重新念一遍?就算老闆因為看不懂報表或是對技術上有任何問題,也只要聯絡專案經理就好,等召開會議再來盯,根本緩不濟急。
此外,定期開會的管理模式還有一個問題,就是一些真正重要的事情,若沒有時間事先認真讀報告、先消化,老闆根本不可能「聽完報告,馬上做決斷」,即使勉強靠直覺下了決策,品質通常也不好,經營風險也隨之升高。
沒時間思考就召開會議,想在開會時做出判斷,但會議一多,能夠思考的時間就愈少。與其如此,不如取消會議,多留一些時間給自己思考、盯細節,增進決策品質,員工也可以花更少的時間準備會議、製作投影片,反倒能讓公司步入正向的循環。
4. 開會時要有想法
不少上班族容易犯的錯誤是:自己沒想法、沒觀點、沒結論,還找老闆進來一起開會。甚至說出:「老闆,最近發生一件事情讓我卡住了,你可以幫我嗎?」
遇到這種時候,我一定會生氣,為什麼?
同仁身在第一線,往往比我更專業,他應該調整的對話是:「老闆,我有個技術卡住了,可是這個技術很重要,我也覺得公司應該培養這個技術。我調查後,找到了課程A或B(並分析兩者各具的優缺點),我可以去上課、學習;不過,因為這個技術短期內只會做一次,所以我們也可以考慮外包,以下是幾個選項……」
這樣的對話才能讓老闆覺得開會有意義。簡單說,如果可以,盡量不要對老闆提出申論題,除非是在專案起點,要訪談需求、了解目標、知道限制;否則當專案持續推進,就應該做好準備,讓每次開會都有所依據,這麼一來老闆就不會討厭跟你開會了。
那麼,什麼樣的會議可以丟出申論題呢?舉例來說:創意發想的會議,或明年的新產品規畫,就可以發散討論、提案。此外,收斂做決策時,也可以在會議丟出申論題,比方說,公司研發的產品形式必須3選1,就可以開會讓眾人討論。
不過這些會議要有成效的關鍵,是大家事前得做好準備,會議中才能拋出靈感。要留心的是,臨時召集大家腦力激盪,只會獲得膝反射式的討論,多半難以形成有效的結論。
本文摘自《大人學破局思考》,三采文化出版。
順應老闆風格 開會不踩雷
「要怎麼跟老闆開一場有效率、又讓老闆喜歡你的會議?」曾有聽眾朋友說,他常跟老闆開會,卻很怕踩雷、擔心老闆不耐煩。我相信不少上班族都有類似的困擾,我想講講老闆的心聲。
說起「開會」,我腦海中直接想到兩個重點:
首先,我猜世界上大部分人都不喜歡開會,尤其是行程滿檔的老闆;換言之,開會通常是工作上的「不得已」。其次,每次開會時,如果能掌握一個最核心的原則,「讓會議很簡潔、很迅速、很精準地講出重點,大幅縮短開會時間」,我猜有90%的機率會最符合大部分老闆的期待。
縮短會議時間的關鍵,是讓與會者(尤其是老闆)快速吸收資訊,不僅聽懂,而且是秒懂,才能快速做出好的結論。實際上,不同老闆在開會時有不一樣的習慣,而針對老闆「接收資訊」的偏好風格,我大致整理出了4種類型:
第1類:老闆喜歡先聽大方向,遇到這樣的老闆要先講結論。
第2類:老闆喜歡投影片簡報,報告時勢必得準備投影片。
第3類: 老闆享受條列式的重點,不一定要給他投影片,只要能以文字清楚呈現,他就滿意了。
第4類:老闆想多聽細節。比方說你分析公司某產品出包的狀況,他會很想知道如何避免出包的種種細節、研究數據;如果你無法掌握,他可能會不爽,然後拚命問問題,你一答不出來,馬上會被釘在牆上。
小心觀察你的老闆,才能在最簡單的投入下,創造最滿意的會議效果。
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